Mengurus Visa Student ke Jerman untuk Pemula

Postingan baru dari blog saya, dari judulnya emang kedengeran kontroversial dan sok tau, hahahah tapi bukan, karena "pemula" disini merujuk kepada diri saya sendiri. Ya, visa student Jerman adalah visa pertama yang pernah saya urus seumur hidup saya wkwkwk.

source :itsmevava.files.wordpress.com

Setelah semua surat-surat sakti sudah ditangan, LOG (letter of guarantee) dari LPDP dan LOA (Letter of Acceptance) dari CAU, akhirnya sampai juga saya ke tahap berikutnya, pengurusan VISA ke kedutaan Jerman. Selain mencermati persyaratan visa di website kedutaan Jerman, nanya-nanya senior dan teman-teman yang udah kelar urusan visa, saya juga rajin membaca beberapa pengalaman orang-orang terkait pengurusan visa untuk keperluan studi ke Jerman. Blogwalking berhasil membuat kening saya berkerut-kerut, informasi yang saya dapatkan dari blogwalking sangat beragam, ada yang bilang harus melampirkan ijazah dari SD-SMP-SMA dalam bahasa Jerman, akte dalam bahasa Jerman, kasus penolakan visa, asuransi dan lain-lain. Sejauh ini untuk panduan pengurusan visa, bagi saya web ini lah yang paling membantu http://lpdp-jerman.de/mudahnya-mengurus-visa-student-ke-jerman-dari-sudut-pandang-lain/

Tidak ada yang salah dari blog-blog yang pernah saya baca, karena semua persyaratan itu sangat tergantung kebutuhan, kamu mau ke Jerman ngapain? Belajar? Berarti jenis visa yang mesti kamu urus itu visa national alias resident permit yang nantinya harus diperpanjang setelah 3 bulan di Jerman. Kemudian juga, Persyaratan dokumen untuk siswa yang mau masuk studienkolleg, yang mau exchange, yang mau belajar bahasa Jerman dan kuliah master, etc sedikit berbeda, begitu juga dengan umur dan sumber pendanaan. Disini saya tidak akan menjelaskan lebih detil bagaimana perbedaannya, karena saya sendiri hanya pernah mengurus visa studi untuk berangkat sekolah master dengan beasiswa wkwk. Untuk penjelasan soal Visa Nasional dari pihak kedutaan bisa di rujuk lewat link berikut klik disini . Well, namun setelah dijalani, pengurusan visa tidaklah sesulit kelihatan ataupun kedengarannya. Berikut urutan bagaimana saya bisa mendapatkan visa studi ke Jerman untuk melanjutkan studi master (dengan beasiswa) :

1. Membuat termin alias appointment alias perjanjian. 

Membuat visa tidak bisa dengan datang ke kedutaan disembarang hari, seenak jidat apalagi kapan lagi mood aja. Terlebih dahulu kita diharuskan membuat termin di website kedutaan Jerman. Disana teman-teman bisa memilih hari dan jam yang diinginkan (dari yang tersedia), termin tersedia per hari-nya dari (sekitar) jam 7.30 sampai jam 15.30, 1 termin dialokasikan berdurasi 30 menit, namun aplikasi-nya bisa saja berbeda-beda, bisa saja lebih cepat selesai atau lebih lama, oleh karena itu sebaiknya datang sekitar 1 jam sebelum perjanjian. Daaan...Sebaiknya membuat termin dilakukan dari jauh-jauh hari (1-2 bulan sebelum hari perjanjian) untuk menghindari jadwal yang penuh alias ga kebagian jadwal, apalagi bulan-bulan menjelang tahun ajaran baru di Jerman, karena otomatis akan ada banyak sekali mahasiswa-mahasiwa yang bakal apply visa. Saya sendiri membuat termin di bulan Juni untuk pengurusan visa di bulan Juli. Setelah membuat termin, konfirmasi akan dikirimkan ke email, dan email ini nantinya harus di print sebagai bukti appointment. Link pengajuan perjanjian -> klik disini

2. Syarat yang menentukan lolos atau tidaknya visa seseorang adalah lagi-lagi soal kelengkapan berkas, so pastikan semua dokumen persyaratan kamu lengkap dan sesuai dengan ketentuan. Berikut adalah list dokumen persyaratan yang harus di bawa saat aplikasi visa (bisa saja berubah sewaktu-waktu, untuk pastinya silahkan cek website resmi kedutaan jerman Klik disini) :

- Form Visa (2 rangkap)

Form visa bisa didapatkan di website kedutaan, Form-nya sebenarnya cukup jelas tapi ngga tau kenapa tetep aja ada yang dibingungin. Tapi tenang! semuanya bisa dilengkapi dan dibantu penyelesaiannya oleh mas-mas loket 4 (atau mbak-mbak), atau juga bisa nanya kiri-kanan pas lagi nunggu giliran. Form bisa diketik atau tulis tangan (pulpen bertinta biru), dan meskipuun sebelumnya teman-teman sudah mengetik dari rumah, ternyata ada yang salah atau ada yang perlu ditambahkan, tinggal coret atau ditambahkan dengan menggunakan pulpen biru, ga perlu pake tipe-x juga. Yang penting tulisannya jelas (bisa dibaca) dan informasinya lengkap dan valid. Yang penting coba selesaikan dulu sendiri semampunya, ngga enak juga kan sama mas-mas loket 4 yang jadi badmood gara-gara liat fom kita masih banyak yang salah atau kurang. Untuk cadangan, bawa juga form kosong secukupnya. Form juga bisa didapatkan di link berikut Klik disini

- Surat appointment (2 rangkap)

Nah, ini dia surat email konfirmasi dari kedutaan pasca membuat termin yang sudah saya sebutkan sebelumnya, jangan lupa di print dulu sebagai bukti bahwa kita datang dihari dan jam yang tepat.

- Lembar pernyataan (2 rangkap)

Dokumen ini bisa didapatkan di website resmi kedutaan Jerman, ga susah kok, Cuma centang-centang “ya” atau “tidak” pada setiap pertanyaan. Pertanyaan yang paling saya inget yaitu “apakah sebelumnya anda pernah mendapatkan pendidikan militer?” wkwkwkwk. Link klik disini

- Pas foto Biometric (3 lembar)

Persyaratan foto sudah dipaparkan cukup jelas di website resmi kedutaan, yaitu berukuran 3,5 cm x 4,5 cm, latar putih, 80%. Umumnya tinggal bilang ke mas/mbak di photo studio “buat visa Jerman”, biasanya mereka udah paham, tapi untuk amannya ya tetap sebutkan persyaratan-persyaratan diatas. Mau foto dimana? terserah teman-teman, saya yakin dimanapun bisa, asalkan sesuai dengan ketentuan foto yang diminta. 

- Paspor Asli dan fotocopy-nya (2 rangkap)

Bagian yang difotocopy yaitu bagian identitas dan halaman paling belakang, paspor yang digunakan diharapkan masa berlakunya belum akan habis sampai 6 bulan kedepan. Saya sendiri menggunakan paspor hijau, 48 hal. Paspor biru digunakan untuk PNS dalam tugas dinas ataupun belajar.

- Letter of Acceptance (2 rangkap)

LOA boleh dilampirkan berupa hasil print dari LOA versi scan yang dikirimkan oleh universitas via email atau juga boleh fotocopy dari LOA asli yang sudah berhasil mendarat di rumah masing-masing. Saya menggunakan print dari hasil scan LOA yang dikirimkan universitas, karena saat itu LOA yang masih belum sampai di Indonesia.

- Letter of Guarantee (2 rangkap)

LOG merupakan surat yang membuktikan bahwa pembiayaan di Jerman selama masa studi akan ditanggung oleh lembaga tertentu, untuk kasus saya adalah LPDP sebagai lembaga yag memberikan saya beasiswa/ pendanaan. LOG bisa diurus setelah menyelesaikan proses PK dan menyetorkan LOA ke LPDP, kemudian pihak LPDP akan mengirimkan form isian untuk pengajuan LOG (sekalian sama draft kontrak juga), kita hanya perlu mengisi hal tersebut secara lengkap dan mengirimkannya kembali ke LPDP via email. Hardcopy LOG sudah bisa diambil ketika pihak LPDP mengirimkan scan dari LOG tersebut dan menyatakan bahwa LOG telah selesai di proses dan bisa diambil ke kantor LPDP. Untuk visa, cukup melampirkan versi fotocopy-nya dengan catatan tetap bawa dokumen aslinya (buat jaga-jaga).

- Fotocopy legalisir Ijazah dan Transkrip nilai (english) (2 rangkap)

Ijazah dan transkrip yang digunakan hanya ijazah S1, untuk berjaga-jaga saya juga membawa ijazah dan transkrip yang asli baik dalam bahasa Indonesia ataupun terjemahan bahasa inggris.

- Fotocopy Sertifikat kemampuan bahasa, CV, Motivation letter (masing-masing 2 rangkap)

Saya menggunakan sertifikat bahasa TOEFL, CV dan Motivation letter yang sama dengan yang saya gunakan saat pendaftaran universitas.

- Biaya permohonan Visa sebesar 60 euro, yang akan dibayarkan dalam rupiah sesuai dengan nilai tukar pada hari tersebut, saat itu saya membayar IDR 900.000.

- Travel Insurance (tertulis di syarat, tapi kayaknya cuma wajib buat yang mau nuris). Walaupun demikian, saya tetap melampirkan travel insurance dari Allianz dengan coverage 7 hari.

Akhirnya pada tanggal 2 Juli 2015, sekitar jam 9 (satu jam sebelum jam perjanjian) saya sudah sampai di depan kedutaan besar Jerman di sudirman, Jakarta. Bagi teman-teman yang menggunakan commuter line bisa berhenti di stasiun sudirman, dan sedikit berolah-raga (jalan kaki) ke arah bundaran HI, setelah berjalan sekitar 10 menit, ada bangunan besar dengan pagar hijau yang tinggi, nah itulah gedung kedutaan Jerman. Berikut link map. 

Sebelum masuk, kita harus memperlihatkan paspor, KTP dan surat appointment ke satpam di gerbang, setelah lewat tahap tersebut kita masih harus melewati metal detector dan meninggalkan semua alat komunikasi dalam keadaan mati kepada satpam tersebut yang kemudian akan ditaruh di loker, dan kuncinya akan diberikan kepada kita. Pengurusan visa terletak di lantai dua, petugas akan menunjukkan dimana kita harus menunggu, untuk resident permit atau visa national sendiri biasanya di loket 4.

Hari itu sedikit berbeda dengan cerita teman-teman yang pernah saya dengar sebelumnya, loket 4 yang biasanya diisi dengan mbak-mbak, hari itu di isi sama mas-mas (rasanya pengen bersorak-sorai di grup, tapi ga bisa karena semua alat komunikasi ditahan hiks). Selagi menunggu nama saya dipanggil, saya kembali meng-check (apa mengecek?) kelengkapan isi dari form aplikasi saya. Setelah tanya kiri-kanan, form sayapun semakin lengkap, walaupun pada akhirnya di loket 4, masih aja ada yang di coret ataupun terlewat sehingga belom keisi, jadi saya disuruh memperbaiki kembali isi form saya. Setelah semua dokumen persyaratan dianggap lengkap, selanjutnya adalah input sidik jari, prosedurnya biasa, seperti saat pembuatan E-KTP. Setelah membayar 60 euro yang mana dihari tersebut bernilai IDR 900.000, saya diberikan kwitansi yang di tautkan dengan kertas kecil berwarna pink, sebelumnya kita juga disuruh menuliskan alamat email dan nomor telfon yang dapat dihubungi jika visa sudah selesai diproses. Waktu yang saya habiskan di kedutaan sekitar 2 jam, sedangkan prosesnya sendiri mungkin hanya berlangsung sekitar 20 menit, sisanya menunggu, memperbaiki form, dan ngobrol-ngobrol seru dengan teman-teman senasib yang kebetulan sama-sama menunggu untuk nama kami satu-persatu dipanggil.

Dua hari setelah pengurusan visa, sayapun pulang mudik lebaran dengan menitipkan paspor, kwitansi dan surat kuasa pada sepupu saya yang stay di jakarta, buat jaga-jaga kalau-kalau visa-nya udah kelar sebelum saya balik jakarta. Love call dari kedutaan tak kunjung datang saat saya di padang, hingga saat itu, ketika baru saja mendarat kembali di Soekarno Hatta, seakan berjodoh, siapa yang tahu telfon itu justru datang disaat yang tidak terduga?.

Saya bukan tipe orang yang langsung menghidupkan hp ketika pesawat baru landas. Jadi, setelah selesai dengan claim bagasi, beli minum dan bengong nungguin bis hiba datang, saya teringat kalau saya dalam status menunggu telfon penting, tidak baik membiarkan hp mati dalam waktu yang lama, pas ngidupin hp saya sempet ngomong sama adek, apa jadinya kalo kedutaan nelpon saya di masa hp yang mati 2 jam-an tadi, padahal saya udah nunggu telfonnya selama satu bulan?. Dan tiba-tiba nomor yang sudah saya save sebagai “kedutaan Jerman” muncul di layar hp, tentu saja segera diangkat dan benar saja, mbak-mbak diseberang bilang kalau visa saya udah kelar dan sudah bisa dijemput, Alhamdulillah visa saya selesai dalam 1 bulan kurang 1 hari, alias 29 hari. Rentang waktu yang dibutuhkan untuk Selesainya visa sangat beragam, bergantung dengan kota tujuan masing-masing juga, ada temen saya yang kelar dalam 10 hari, 2 minggu, sebulan, ada juga yang sebulan lebih sedikit (ideal selesainya visa adalah 4-8 minggu kata mas2 loket 4).

Pengambilan visa saya lakukan 2 hari setelah ditelfon, syarat-syaratnya yaitu Paspor, kwitansi visa dan KTP. Prosesi masuk gedung kedutaan masih sama ketatnya, untuk pengambilan visa kita akan di arahkan ke loket 5, penyerahan paspor harus dilakukan sebelum jam 10 pagi (saya sendiri datang jam setengah 10 biar ga kelamaan nunggu) jika ingin paspor yang sudah ditempeli visa di ambil di hari yang sama. Setelah memberikan semua persyaratan di loket 5, saya diminta untuk kembali lagi jam 11 untuk mengambil paspor yang sudah ditempeli visa. Jadilah sekitar jam 11 hari itu saya ikut antrian untuk mengambil visa yang sudah jadi, dan Alhamdulillah, akhirnya visa sudah ditangan. Terimakasih untuk senior LPDP awardee Jerman dan teman-teman predeparture Jerman atas “pembagian” pengalamannya, saya benar-benar terbantu^^

Demikian tulisan ini, tujuan dari tulisan ini hanyalah untuk membagi pengalaman pribadi, sama sekali tidak ada maksud untuk mengajari apalagi pamer. Mohon maaf bila ada kesalahan penyampaian, kalau ragu silahkan konfirmasi lagi ke saya lewat komentar di bawah ya :D

Semoga kita semua selalu dalam keadaan sehat ya~ semoga dapat membantu, 

Best Best Best Best regards,

HPU, Depok 10/08.2015, malam disaat lagi kepengen mie ayam