Mengurus Visa Student ke Jerman untuk Pemula

Postingan baru dari blog saya, dari judulnya emang kedengeran kontroversial dan sok tau, hahahah tapi bukan, karena "pemula" disini merujuk kepada diri saya sendiri. Ya, visa student Jerman adalah visa pertama yang pernah saya urus seumur hidup saya wkwkwk.

source :itsmevava.files.wordpress.com

Setelah semua surat-surat sakti sudah ditangan, LOG (letter of guarantee) dari LPDP dan LOA (Letter of Acceptance) dari CAU, akhirnya sampai juga saya ke tahap berikutnya, pengurusan VISA ke kedutaan Jerman. Selain mencermati persyaratan visa di website kedutaan Jerman, nanya-nanya senior dan teman-teman yang udah kelar urusan visa, saya juga rajin membaca beberapa pengalaman orang-orang terkait pengurusan visa untuk keperluan studi ke Jerman. Blogwalking berhasil membuat kening saya berkerut-kerut, informasi yang saya dapatkan dari blogwalking sangat beragam, ada yang bilang harus melampirkan ijazah dari SD-SMP-SMA dalam bahasa Jerman, akte dalam bahasa Jerman, kasus penolakan visa, asuransi dan lain-lain. Sejauh ini untuk panduan pengurusan visa, bagi saya web ini lah yang paling membantu http://lpdp-jerman.de/mudahnya-mengurus-visa-student-ke-jerman-dari-sudut-pandang-lain/

Tidak ada yang salah dari blog-blog yang pernah saya baca, karena semua persyaratan itu sangat tergantung kebutuhan, kamu mau ke Jerman ngapain? Belajar? Berarti jenis visa yang mesti kamu urus itu visa national alias resident permit yang nantinya harus diperpanjang setelah 3 bulan di Jerman. Kemudian juga, Persyaratan dokumen untuk siswa yang mau masuk studienkolleg, yang mau exchange, yang mau belajar bahasa Jerman dan kuliah master, etc sedikit berbeda, begitu juga dengan umur dan sumber pendanaan. Disini saya tidak akan menjelaskan lebih detil bagaimana perbedaannya, karena saya sendiri hanya pernah mengurus visa studi untuk berangkat sekolah master dengan beasiswa wkwk. Untuk penjelasan soal Visa Nasional dari pihak kedutaan bisa di rujuk lewat link berikut klik disini . Well, namun setelah dijalani, pengurusan visa tidaklah sesulit kelihatan ataupun kedengarannya. Berikut urutan bagaimana saya bisa mendapatkan visa studi ke Jerman untuk melanjutkan studi master (dengan beasiswa) :

1. Membuat termin alias appointment alias perjanjian. 

Membuat visa tidak bisa dengan datang ke kedutaan disembarang hari, seenak jidat apalagi kapan lagi mood aja. Terlebih dahulu kita diharuskan membuat termin di website kedutaan Jerman. Disana teman-teman bisa memilih hari dan jam yang diinginkan (dari yang tersedia), termin tersedia per hari-nya dari (sekitar) jam 7.30 sampai jam 15.30, 1 termin dialokasikan berdurasi 30 menit, namun aplikasi-nya bisa saja berbeda-beda, bisa saja lebih cepat selesai atau lebih lama, oleh karena itu sebaiknya datang sekitar 1 jam sebelum perjanjian. Daaan...Sebaiknya membuat termin dilakukan dari jauh-jauh hari (1-2 bulan sebelum hari perjanjian) untuk menghindari jadwal yang penuh alias ga kebagian jadwal, apalagi bulan-bulan menjelang tahun ajaran baru di Jerman, karena otomatis akan ada banyak sekali mahasiswa-mahasiwa yang bakal apply visa. Saya sendiri membuat termin di bulan Juni untuk pengurusan visa di bulan Juli. Setelah membuat termin, konfirmasi akan dikirimkan ke email, dan email ini nantinya harus di print sebagai bukti appointment. Link pengajuan perjanjian -> klik disini

2. Syarat yang menentukan lolos atau tidaknya visa seseorang adalah lagi-lagi soal kelengkapan berkas, so pastikan semua dokumen persyaratan kamu lengkap dan sesuai dengan ketentuan. Berikut adalah list dokumen persyaratan yang harus di bawa saat aplikasi visa (bisa saja berubah sewaktu-waktu, untuk pastinya silahkan cek website resmi kedutaan jerman Klik disini) :

- Form Visa (2 rangkap)

Form visa bisa didapatkan di website kedutaan, Form-nya sebenarnya cukup jelas tapi ngga tau kenapa tetep aja ada yang dibingungin. Tapi tenang! semuanya bisa dilengkapi dan dibantu penyelesaiannya oleh mas-mas loket 4 (atau mbak-mbak), atau juga bisa nanya kiri-kanan pas lagi nunggu giliran. Form bisa diketik atau tulis tangan (pulpen bertinta biru), dan meskipuun sebelumnya teman-teman sudah mengetik dari rumah, ternyata ada yang salah atau ada yang perlu ditambahkan, tinggal coret atau ditambahkan dengan menggunakan pulpen biru, ga perlu pake tipe-x juga. Yang penting tulisannya jelas (bisa dibaca) dan informasinya lengkap dan valid. Yang penting coba selesaikan dulu sendiri semampunya, ngga enak juga kan sama mas-mas loket 4 yang jadi badmood gara-gara liat fom kita masih banyak yang salah atau kurang. Untuk cadangan, bawa juga form kosong secukupnya. Form juga bisa didapatkan di link berikut Klik disini

- Surat appointment (2 rangkap)

Nah, ini dia surat email konfirmasi dari kedutaan pasca membuat termin yang sudah saya sebutkan sebelumnya, jangan lupa di print dulu sebagai bukti bahwa kita datang dihari dan jam yang tepat.

- Lembar pernyataan (2 rangkap)

Dokumen ini bisa didapatkan di website resmi kedutaan Jerman, ga susah kok, Cuma centang-centang “ya” atau “tidak” pada setiap pertanyaan. Pertanyaan yang paling saya inget yaitu “apakah sebelumnya anda pernah mendapatkan pendidikan militer?” wkwkwkwk. Link klik disini

- Pas foto Biometric (3 lembar)

Persyaratan foto sudah dipaparkan cukup jelas di website resmi kedutaan, yaitu berukuran 3,5 cm x 4,5 cm, latar putih, 80%. Umumnya tinggal bilang ke mas/mbak di photo studio “buat visa Jerman”, biasanya mereka udah paham, tapi untuk amannya ya tetap sebutkan persyaratan-persyaratan diatas. Mau foto dimana? terserah teman-teman, saya yakin dimanapun bisa, asalkan sesuai dengan ketentuan foto yang diminta. 

- Paspor Asli dan fotocopy-nya (2 rangkap)

Bagian yang difotocopy yaitu bagian identitas dan halaman paling belakang, paspor yang digunakan diharapkan masa berlakunya belum akan habis sampai 6 bulan kedepan. Saya sendiri menggunakan paspor hijau, 48 hal. Paspor biru digunakan untuk PNS dalam tugas dinas ataupun belajar.

- Letter of Acceptance (2 rangkap)

LOA boleh dilampirkan berupa hasil print dari LOA versi scan yang dikirimkan oleh universitas via email atau juga boleh fotocopy dari LOA asli yang sudah berhasil mendarat di rumah masing-masing. Saya menggunakan print dari hasil scan LOA yang dikirimkan universitas, karena saat itu LOA yang masih belum sampai di Indonesia.

- Letter of Guarantee (2 rangkap)

LOG merupakan surat yang membuktikan bahwa pembiayaan di Jerman selama masa studi akan ditanggung oleh lembaga tertentu, untuk kasus saya adalah LPDP sebagai lembaga yag memberikan saya beasiswa/ pendanaan. LOG bisa diurus setelah menyelesaikan proses PK dan menyetorkan LOA ke LPDP, kemudian pihak LPDP akan mengirimkan form isian untuk pengajuan LOG (sekalian sama draft kontrak juga), kita hanya perlu mengisi hal tersebut secara lengkap dan mengirimkannya kembali ke LPDP via email. Hardcopy LOG sudah bisa diambil ketika pihak LPDP mengirimkan scan dari LOG tersebut dan menyatakan bahwa LOG telah selesai di proses dan bisa diambil ke kantor LPDP. Untuk visa, cukup melampirkan versi fotocopy-nya dengan catatan tetap bawa dokumen aslinya (buat jaga-jaga).

- Fotocopy legalisir Ijazah dan Transkrip nilai (english) (2 rangkap)

Ijazah dan transkrip yang digunakan hanya ijazah S1, untuk berjaga-jaga saya juga membawa ijazah dan transkrip yang asli baik dalam bahasa Indonesia ataupun terjemahan bahasa inggris.

- Fotocopy Sertifikat kemampuan bahasa, CV, Motivation letter (masing-masing 2 rangkap)

Saya menggunakan sertifikat bahasa TOEFL, CV dan Motivation letter yang sama dengan yang saya gunakan saat pendaftaran universitas.

- Biaya permohonan Visa sebesar 60 euro, yang akan dibayarkan dalam rupiah sesuai dengan nilai tukar pada hari tersebut, saat itu saya membayar IDR 900.000.

- Travel Insurance (tertulis di syarat, tapi kayaknya cuma wajib buat yang mau nuris). Walaupun demikian, saya tetap melampirkan travel insurance dari Allianz dengan coverage 7 hari.

Akhirnya pada tanggal 2 Juli 2015, sekitar jam 9 (satu jam sebelum jam perjanjian) saya sudah sampai di depan kedutaan besar Jerman di sudirman, Jakarta. Bagi teman-teman yang menggunakan commuter line bisa berhenti di stasiun sudirman, dan sedikit berolah-raga (jalan kaki) ke arah bundaran HI, setelah berjalan sekitar 10 menit, ada bangunan besar dengan pagar hijau yang tinggi, nah itulah gedung kedutaan Jerman. Berikut link map. 

Sebelum masuk, kita harus memperlihatkan paspor, KTP dan surat appointment ke satpam di gerbang, setelah lewat tahap tersebut kita masih harus melewati metal detector dan meninggalkan semua alat komunikasi dalam keadaan mati kepada satpam tersebut yang kemudian akan ditaruh di loker, dan kuncinya akan diberikan kepada kita. Pengurusan visa terletak di lantai dua, petugas akan menunjukkan dimana kita harus menunggu, untuk resident permit atau visa national sendiri biasanya di loket 4.

Hari itu sedikit berbeda dengan cerita teman-teman yang pernah saya dengar sebelumnya, loket 4 yang biasanya diisi dengan mbak-mbak, hari itu di isi sama mas-mas (rasanya pengen bersorak-sorai di grup, tapi ga bisa karena semua alat komunikasi ditahan hiks). Selagi menunggu nama saya dipanggil, saya kembali meng-check (apa mengecek?) kelengkapan isi dari form aplikasi saya. Setelah tanya kiri-kanan, form sayapun semakin lengkap, walaupun pada akhirnya di loket 4, masih aja ada yang di coret ataupun terlewat sehingga belom keisi, jadi saya disuruh memperbaiki kembali isi form saya. Setelah semua dokumen persyaratan dianggap lengkap, selanjutnya adalah input sidik jari, prosedurnya biasa, seperti saat pembuatan E-KTP. Setelah membayar 60 euro yang mana dihari tersebut bernilai IDR 900.000, saya diberikan kwitansi yang di tautkan dengan kertas kecil berwarna pink, sebelumnya kita juga disuruh menuliskan alamat email dan nomor telfon yang dapat dihubungi jika visa sudah selesai diproses. Waktu yang saya habiskan di kedutaan sekitar 2 jam, sedangkan prosesnya sendiri mungkin hanya berlangsung sekitar 20 menit, sisanya menunggu, memperbaiki form, dan ngobrol-ngobrol seru dengan teman-teman senasib yang kebetulan sama-sama menunggu untuk nama kami satu-persatu dipanggil.

Dua hari setelah pengurusan visa, sayapun pulang mudik lebaran dengan menitipkan paspor, kwitansi dan surat kuasa pada sepupu saya yang stay di jakarta, buat jaga-jaga kalau-kalau visa-nya udah kelar sebelum saya balik jakarta. Love call dari kedutaan tak kunjung datang saat saya di padang, hingga saat itu, ketika baru saja mendarat kembali di Soekarno Hatta, seakan berjodoh, siapa yang tahu telfon itu justru datang disaat yang tidak terduga?.

Saya bukan tipe orang yang langsung menghidupkan hp ketika pesawat baru landas. Jadi, setelah selesai dengan claim bagasi, beli minum dan bengong nungguin bis hiba datang, saya teringat kalau saya dalam status menunggu telfon penting, tidak baik membiarkan hp mati dalam waktu yang lama, pas ngidupin hp saya sempet ngomong sama adek, apa jadinya kalo kedutaan nelpon saya di masa hp yang mati 2 jam-an tadi, padahal saya udah nunggu telfonnya selama satu bulan?. Dan tiba-tiba nomor yang sudah saya save sebagai “kedutaan Jerman” muncul di layar hp, tentu saja segera diangkat dan benar saja, mbak-mbak diseberang bilang kalau visa saya udah kelar dan sudah bisa dijemput, Alhamdulillah visa saya selesai dalam 1 bulan kurang 1 hari, alias 29 hari. Rentang waktu yang dibutuhkan untuk Selesainya visa sangat beragam, bergantung dengan kota tujuan masing-masing juga, ada temen saya yang kelar dalam 10 hari, 2 minggu, sebulan, ada juga yang sebulan lebih sedikit (ideal selesainya visa adalah 4-8 minggu kata mas2 loket 4).

Pengambilan visa saya lakukan 2 hari setelah ditelfon, syarat-syaratnya yaitu Paspor, kwitansi visa dan KTP. Prosesi masuk gedung kedutaan masih sama ketatnya, untuk pengambilan visa kita akan di arahkan ke loket 5, penyerahan paspor harus dilakukan sebelum jam 10 pagi (saya sendiri datang jam setengah 10 biar ga kelamaan nunggu) jika ingin paspor yang sudah ditempeli visa di ambil di hari yang sama. Setelah memberikan semua persyaratan di loket 5, saya diminta untuk kembali lagi jam 11 untuk mengambil paspor yang sudah ditempeli visa. Jadilah sekitar jam 11 hari itu saya ikut antrian untuk mengambil visa yang sudah jadi, dan Alhamdulillah, akhirnya visa sudah ditangan. Terimakasih untuk senior LPDP awardee Jerman dan teman-teman predeparture Jerman atas “pembagian” pengalamannya, saya benar-benar terbantu^^

Demikian tulisan ini, tujuan dari tulisan ini hanyalah untuk membagi pengalaman pribadi, sama sekali tidak ada maksud untuk mengajari apalagi pamer. Mohon maaf bila ada kesalahan penyampaian, kalau ragu silahkan konfirmasi lagi ke saya lewat komentar di bawah ya :D

Semoga kita semua selalu dalam keadaan sehat ya~ semoga dapat membantu, 

Best Best Best Best regards,

HPU, Depok 10/08.2015, malam disaat lagi kepengen mie ayam

Pengalaman Aplikasi Kuliah ke Jerman

PROLOG

Ada banyak alasan bagaimana seseorang akhirnya memilih Jerman sebagai negara tujuan mereka untuk melanjutkan studi.  Sepeti yang sudah kita ketahui, Jerman adalah salah satu negara yang terkenal akan kemajuan teknologi dan industrinya. Soal pendidikan, Jerman jarang sekali memungut tuition fee dari mahasiswanya dan lagi biaya hidup di Jerman terhitung murah dibandingkan dengan negara-negara lain yang ada di Eropa. Namun demikian, yang menjadi pertimbangan utama para awardee adalah kecocokan dan ketepatan subjek mata kuliah yang ditawarkan dengan kebutuhan mereka masing-masing demi untuk meningkatkan kualitas keilmuan mereka, teknik dan juga pengalaman yang nantinya akan dibutuhkan untuk menunjang performa kerja dimasa depan.

Right up there for 350 years

            Saya pribadi memilih Cristian Albrechts Universitat zu Kiel atau yang lebih dikenal dengan University of Kiel sedari awal saat men-submit berkas pendaftaran online beasiswa LPDP. Saya melakukan pendaftaran tanpa memegang LOA, mengingat saat itu saya mendaftar LPDP pada bulan Januari sedangkan pendaftaran University of Kiel (Uni-Kiel) baru akan dibuka pada bulan Maret sampai Mei setiap tahunnya (saya hanya berbekal bukti korespondensi dengan salah satu profesor uni-kiel yang menyatakan bahwa beliau bersedia menerima saya di lab-nya jika saya dinyatakan lulus admission di Uni-Kiel). 

4.1 Proses Aplikasi

            Singkat cerita, Pada bulan Maret 2015 akhirnya saya resmi menjadi salah satu orang yang beruntung untuk bisa menjadi penerima beasiswa LPDP. Karena saya adalah salah satu pelamar tanpa LOA, hal pertama yang saya lakukan saat itu adalah mengurus admission saya ke University of Kiel (dan juga ke beberapa Universitas cadangan saya). Proses aplikasi dilakukan melalui email dengan salah satu staff admission program studi yang saya tuju, yaitu Agrigenomics. Tidak ada pengiriman dokumen fisik ke Jerman, karena semua dokumen akan di verifikasi saat registrasi ulang di awal semester.

Berikut adalah dokumen yang dibutuhkan utuk proses aplikasi :

- Formulir pendaftaran bisa di download di website Agrigenomics Uni-Kiel, formulir berupa isian data seperti CV dan juga beberapa essay yang harus diselesaikan (dokumen-dokumen pendukung yang dibutuhkan juga tercantum pada formulir ini)

- Ijazah SMA (English)

- Ijazah dan transkrip S1 (English)

- Letter of Admission S1 atau surat bukti lulus ujian Universitas (kalau ada. saya sendiri hanya menggunakan surat keterangan dari fakultas bahwa saya diterima di Universitas andalas pada tahun 2010 melalui jalur SNMPTN)

- Motivation Letter

- Sertifikat kemampuan bahasa (550 points in TOEFL® ITP-paper based, 230 points in TOEFL-Computer based, 90 points in TOEFL-Internet based, 6.5 points in IELTS, no band less than 6, 8 tahun kelas bahasa inggris di sekolah Jerman, Pernah tinggal selama 6 bulan di negara berbahasa inggris)

- Surat tugas jika sudah pernah bekerja

- Pernyataan sumber pendanaan (disini saya melampirkan Letter of Sponsorship dari LPDP)

- Surat Rekomendasi dosen ataupun atasan (tidak dituliskan sebagai dokumen yang harus dilampirkan, namun menurut saya surat ini cukup mempengaruhi keputusan kelulusan)

            Semua dokumen dikirimkan melalui email langsung ke Dr. Nazgol Emrani, Plant Breeding Institute( n.emrani@plantbreeding.uni-kiel.de). Pendaftaran ditutup pada tanggal 31 Mei setiap tahunnya. Pelamar yang berhasil lolos seleksi akan menerima pemberitahuan kelulusan pada awal Juni setiap tahunnya, selanjutnya International Center of University of Kiel akan mengirimkan Admission Letter melalui email dan pos, selain itu mereka juga akan menjelaskan Enrollment Procedure yang harus diperhatikan oleh para mahasiswa (seperti tanggal registrasi hingga proses-proses administratif lainnya seperti housing, asuransi, residence permit dan lainnya). Proses registrasi dilakukan dalam 4 periode dari bulan September hingga awal Oktober, sedangkan perkuliahan akan dimulai sekitar pertengahan Oktober. Jadi ya, saya sekarang masih di Indonesia, mohon doanya ya agar lancar hingga waktu keberangkatan! (malah nyelipin minta doa XD)

Kampus University of Kiel

4.2 Kriteria Penerimaan

Seleksi akan dilakukan dengan parameter berikut :

-          Gelar sarjana (Kualifikasi, Mata kuliah yang pernah diambil, nilai)

-          Letter of Motivation

-          Kemampuan Bahasa inggris

-          Kualifikasi lebih jauh (Pengalaman kerja, magang dan lain-lain)

Pelamar harus memiliki gelar sarjana dari bidang Ilmu Pertanian, Biologi, Bioinformatika, Biokimia, Genetik atau disiplin ilmu terkait, dengan nilai minimal B- .

4.3 Personal Statement

            Pada formulir aplikasi personal statement akan digiring berdasarkan pertanyaan-pertanyaan yang ada pada formulir tersebut. Pertanyaan tersebut berkaitan dengan alasan kenapa memilih untuk melanjutkan studi di program Agrigenomics di Uni-Kiel dan tujuan yang ingin dicapai baik dari segi keilmuan ataupun profesi. Untuk informasi terbaru dan lengkap bisa di akses pada link berikut http://www.agrigenomics.de/en

4.4 Pasca pengumuman kelulusan

Ibarat game, ada banyak sekali stage atau level baru yang akhirnya terbuka setelah saya menerima surat pengumuman kelulusan dari university of kiel. Hal pertama yang saya lakukan adalah pengajuan Kontrak ke LPDP dan LOG yang mana nanti akan digunakan untuk aplikasi visa.

Saya juga mulai mencari tempat tinggal di jerman, karena saya hanya bakal sendiri, tempat ter-ideal bagi saya adalah asrama yang di kelola oleh Studentenwerk. Untuk pengajuannya bisa dilakukan dengan mengisi formulir online di website studentenwerk-nya kiel. 

Saya memilih mengajukan permohonan ke studentenwerk melalui  international center kampus, menurut senior akan lebih mudah bagi saya karena nanti IC akan membantu mencarikan kamar, menawarkan beberapa kamar yang kira-kira sesuai dengan kriteria kita, hingga nanti pada akhirnya kita cukup terima kunci dan tekan kontrak di hari pertama kedatangan di jerman. 

Alhamdulillah, semuanya dimudahkan oleh Allah, setelah menunggu kira-kira 1 bulan, akhirnya saya diberi kabar oleh IC kalau ada 1 kamar yang tersedia dan itu sesuai dengan kriteria saya, sendiri sekamar, kamar mandi didalam dan cukup dekat dari kampus sehingga bisa bersepeda kalo ngampus, tentu saja saya langsung ambil penawaran itu. Semua pembayaran akan dilakukan di saat sampai dijerman nanti, bersamaan dengan penyerahan kunci dan penandatanganan kontrak. Belum lagi servis penjemputan dari bandara yang mereka tawarkan, dengan catatan kita sudah mengajukan permohonan 10 hari sebelum kedatangan. kurang baik apa lagi coba?. Belum apa-apa saya udah dibikin jatuh cinta sama Kiel <3.

Next pengurusan visa pelajar ke Jerman

Depok, 20.06.2015

Hashlin Pascananda Utami